Integracja z ePUAP, WCAG 2.1 AA, panel dla urzędu i strona dla mieszkańca. Wnioski, reklamacje i sprawy obywatelskie w jednym, czytelnym systemie.
Co się zmienia
W urzędzie sprawa wpływa kilkoma drogami i przechodzi przez kilka rąk. System ticketowy nadaje jej numer, właściciela i termin — od pierwszego kontaktu do odpowiedzi.
Wnioski, pytania i zgłoszenia awarii z formularzy, e-maili i telefonów trafiają w jedno miejsce, niezależnie od tego, który referat je ostatecznie prowadzi.
Każde zgłoszenie ma osobę odpowiedzialną i datę, do której ma zostać załatwione. Zbliżający się termin widać, zanim minie.
Historia korespondencji, zmian statusu i decyzji zostaje przy sprawie — także wtedy, gdy prowadzi ją kolejno kilka osób.
Ścieżka sprawy
Sześć kroków, które dzieją się w jednym systemie. Kategorie, terminy i ścieżki akceptacji ustalamy pod strukturę urzędu przy wdrożeniu.
Porządek i kontrola
Role i uprawnienia
Uprawnienia per referat
Dostęp do spraw i danych mieszkańców nadaje się rolami: referat widzi swoje sprawy, kierownictwo — przekrój całości.
Efekt: Mniej przypadkowego dostępu do danych, czytelna odpowiedzialność.
Terminy
Przypomnienia i statusy
Sprawy zbliżające się do terminu są widoczne na liście przed jego upływem, a nie po fakcie.
Efekt: Mniej spraw załatwianych po czasie i mniej ponagleń od mieszkańców.
Raporty
KPI dla kierownictwa
Liczba spraw, czasy obsługi i efektywność w podziale na jednostki i kategorie.
Efekt: Decyzje o obsadzie na podstawie danych, nie wrażeń.
Powtarzalność
Kategorie i szablony
Typowe sprawy mają gotowe kategorie i szablony odpowiedzi, więc nowa osoba w referacie prowadzi je tak samo jak doświadczona.
Efekt: Krótsze wdrożenie nowych pracowników, równy poziom odpowiedzi.
System ticketowy porządkuje zgłoszenia mieszkańców i ułatwia realizację wniosków. Poniżej kilka odpowiedzi na najczęstsze pytania.
Tak. Zgłoszenia z formularzy, e-maili i telefonów trafiają do jednej kolejki, co ułatwia kontrolę i raportowanie.
Każda sprawa ma właściciela, termin i status, a mieszkańcy mogą otrzymywać automatyczne powiadomienia.
Tak. Raporty KPI pokazują liczbę spraw, czas reakcji oraz efektywność obsługi w poszczególnych jednostkach.
System zapewnia role i uprawnienia, a pełna historia decyzji wspiera zgodność oraz kontrolę procesu.
Cztery moduły zaprojektowane pod jednostki samorządu terytorialnego: ePUAP, WCAG, e-formularze i pełna ścieżka sprawy.
ePUAP, EZD, e-Doręczenia — system pobiera wnioski mieszkańców, rejestruje pisma i kieruje je do właściwego referatu.
Kontrast, alt-tagi, czytniki ekranowe, klawiaturowa nawigacja. Strona dla mieszkańca przechodzi audyt WCAG bez wyjątków.
Konfigurowalne formularze pod każdy typ sprawy. Walidacja, podpis profilem zaufanym, automatyczna rejestracja w EZD.
Każdy etap sprawy widoczny dla obywatela: przyjęto, weryfikujemy, decyzja. Bez telefonów do urzędu, bez kolejki w okienku.