system call center, system ticketowy, help desk, service desk

SYSTEM TICKETOWY: Automatyzuj powtarzalne czynności w obsłudze klienta

Bezpłatny test

Wykorzystaj narzędzia, które zastępują powtarzalne czynności automatycznymi procesami, dzięki czemu usprawnisz obsługę klienta w swojej firmie.


Zapewnij swoim klientom obsługę na najwyższym poziomie niezależnie od kanału komunikacji jakim kontaktują się z Twoją firmą.

Automatyzuj proces obsługi klienta

1

2

3

Rejestracja i obsługa zgłoszeń z różnych kanałów (e-mail, telefon, formularz www, sms, socjal media) w jednym systemie. Idealne rozwiązanie dla e-commerce.

Automatyczna analiza zgłoszeń pod kątem treści, nadawcy, kategorii, priorytetyzacja. Komunikacja z zewnętrznymi systemami i bazami danych, dzięki czemu możemy identyfikować klienta i prezentować wszystkie sprawy jakie są do niego przypisane.

Automatyczna dystrybucja zgłoszeń do określonych pracowników. Zgłoszenia nie wymagające zaangażowania pracownika są automatycznie zamykane z odpowiednim statusem.

Zwrot z inwestycji w automatyzację obsługi klienta

Czy wiesz, że od 63% - 74%* wszystkich zgłoszeń nie wymaga obsługi pracownika


* informacje na podstawie analizy obsługiwanych  w systemie ticketowym zgłoszeń w okresie 1.06 - 30.09.2021 (próbka 1 467 982 zgłoszeń).

930 zgłoszeń dziennie jest zamykanych przez system ticketowy automatycznie, co powoduje, że odciąża średnio 2 pracowników

Wdrożenie i utrzymanie systemu ticketowego to koszt 119 pln/msc/użytkownika, koszt pracownika to ok 4 000 pln/msc

Przy zastosowaniu
procesów automatyzacji obsługi klienta oszczędności, poprawa jakości, szybkość kontaktu z klientem są niewspółmierne z wydatkami na system

Na czym polega automatyzacja w obsłudze klienta?

Zautomatyzowana obsługa klienta (automatyzacja obsługi klienta) to specjalnie opracowany proces, którego celem jest ograniczenie lub wyeliminowanie potrzeby zaangażowania pracowników podczas codziennej obsługi klienta.
Aby przygotować proces automatyzujący obsługę należy przeprowadzić jego analizę i określić, w których miejscach na styku klient - pracownik można wprowadzić zmiany  wspierające obsługę klienta.

Najczęściej wdraża się procesy, które zastępują powtarzane przez pracowników czasochłonne czynności, określonym procesem w systemie informatycznym, może to być np. wyszukanie klienta w systemie CRM. W takim przypadku zastosowanie automatycznej komunikacji z systemem CRM wpływa nie tylko na szybkość obsługi ale automatyzuje identyfikację klienta.
Innym przykładem automatyzacji jest komunikacja z klientami poprzez Portal Klienta. Dzięki zastosowaniu, tej platformy komunikacji osoby lub firmy, które zgłaszają nam określone sprawy mają automatyczny dostęp do pełnej historii obsługi danego ticketu.
Automatyzacja w obsłudze klienta to określone korzyści:1. rejestracja wszystkich zgłoszeń, z wszystkich kanałów komunikacji w jednym miejscu,2. odciążenie pracowników - nie obsługują zgłoszeń, które są nieistotne z punktu widzenia obsługi klienta, automatyczne powiadomienia, spam, reklamy,3. skrócenie czasu obsługi klienta - zastosowanie automatycznej identyfikacji klienta, strategie kolejek telefonicznych (IVR),
4. pełna wiedza na temat danej sprawy - wszystkie czynności jakie zostały wykonane na zgłoszeniu gromadzone są w jednym miejscu,5. podniesienie poziomu SLA, więcej obsłużonych spraw, w krótszym czasie = większa satysfakcja klienta.

Integracja z BaseLinker lub Bitrix jako przykład automatyzacji procesu obsługi klienta

W systemie ticketowym widoczne są wszystkie akcje jakie mają miejsce w przypadku obsługi zamówień (pobranie, opłacenie, spakowanie, wysłanie) jakie są obsługiwane w systemie BaseLinker lub Bitrix.

Integracja dopuszcza możliwość aktualizacji istniejącego leada w systemie Bitrix24 oraz umożliwia komunikację dwustronną systemu Bitrix24 z systemem ticketowym Debesis.

Bitrix

Integracja pomiędzy systemem obsługi zgłoszeń Debesis a BaseLinker umożliwia obsługę ticketów oraz wgląd w jednym miejscu w zamówienia klienta z zintegrowanych platform sprzedażowych wraz z informacjami przesłanymi z firm kurierskich dotyczących śledzenia przesyłek.

Automatyzacja obsługi zgłoszeń

Automatyczna dystrybucja

Priorytety zgłoszeń

Automatyczny przepływ

System analizuje wszystkie zgłoszenia pod kątem źródła ich pochodzenia, treści, słów kluczowych i automatycznie rozdziela wśród pracowników.

Poszczególne zgłoszenia w zależności od ich treści, źródła pochodzenia czy rodzaju nadawcy mają nadawany priorytet.

Kolejkowanie zgłoszeń, analiza dostępności pracownika, liczba nowych spraw, metody dystrybucji wspierają płynną obsługę klienta.

Automatyczne odpowiedzi

Reguły powiadomień

Alarmy

System ticketowy wspiera proces obsługi klienta w automatycznym poinformowaniu klienta o rejestracji jego sprawy czy zmianie statusu.

Samodzielna konfiguracja reguł powiadomień pozwala na tworzenie automatycznych powiadomień na określone zdarzenia.

Upływający czas na odpowiedź, brak reakcji na zgłoszenie, nowa odpowiedź od klienta - system automatycznie poinformuje o zmianach w zgłoszeniu.

Przykłady wdrożeń i automatyzacji obsługi klienta

WYNAJEM DŁUGOTERMINOWY, FINANSOWANIE I ZARZĄDZANIE FLOTĄ POJAZDÓW

Przykładowy proces automatyzacji:

  • użytkownicy zgłaszają się do wybranych sieci warsztatów na okresowe przeglądy serwisowe oraz naprawy wynajmowanych aut,
  • serwisy informują Klienta w formie mailowej o zakresie, kosztach i terminie naprawy/serwisu,
  • system automatycznie odczytuje dane pojazdu jakie są zawarte w wiadomości e-mail i tworzy na tej podstawie zgłoszenia,
  • pracownik dokonuje weryfikacji przesłanych informacji i dokonuje akceptacji lub odpowiada na przesłaną wiadomość,
  • zgłoszenie jest dystrybuowane automatycznie do określonego pracownika,
  • akceptacja pracownika wywołuje wysłanie automatycznej wiadomości do warsztatu.

Korzyści:

  • skrócenie czasu potrzebnego na analizę i akceptację kosztorysów prac, napraw serwisowych,
  • gromadzenie wszystkich zgłoszeń od kilkunastu warsztatów wraz z wymianą korespondencji z klientem w jednym miejscu,
  • poprawa wizerunkowa.

SIEĆ SALONÓW KOSMETYCZNYCH

Przykładowy proces automatyzacji:

  • wdrożenie systemu obsługi zgłoszeń (e-mail, www, SMS, telefon) w językach polskim, angielskim i portugalskim,
  • automatyczna dystrybucja połączeń telefonicznych z różnych sklepów internetowych do określonych pracowników,
  • automatyczna dystrybucja zgłoszeń mailowych, automatycznych powiadomień z platform sprzedażowych do określonych pracowników,
  • automatyczne filtrowanie zgłoszeń na określone kategorie poprzez metody analizy i identyfikacji treści, nazwy, słów kluczowych, języka, nadawców, grup klientów,
  • automatyczne powiadamianie poprzez wiadomość SMS o terminie wizyty w salonie kosmetycznym,
  • integracja z systemami płatności,
  • integracja z systemem Baselinker.

Korzyści:

  • automatyczne rozdzielanie zgłoszeń telefonicznych i mailowych do pracowników posiadających określone kompetencje,
  • skrócenie czasu potrzebnego na obsługę (o ponad 60 sec.), identyfikacja klienta, historia zamówionych usług, płatności, rabatów w jednym systemie.

SIEĆ MODOWYCH SKLEPÓW INTERNETOWYCH

Przykładowy proces automatyzacji:

  • automatyczna dystrybucja połączeń telefonicznych z różnych sklepów internetowych do określonych pracowników,
  • automatyczna dystrybucja zgłoszeń mailowych, automatyczna dystrybucja powiadomień z platform sprzedażowych do określonych pracowników,
  • automatyczne filtrowanie zgłoszeń na określone kategorie poprzez metody analizy i identyfikacji treści, nazwy, słów kluczowych, nadawców, grup klientów,
  • automatyczne zamykanie zgłoszeń nie wymagających zaangażowania pracowników,
  • nagrywanie rozmów telefonicznych,
  • automatyczne powiadomienia,
  • integracja z Baselinker,
  • import danych o klientach i zamówieniach do szczegółów zgłoszenia.

Korzyści:

  • poprawa efektywności pracy, pracownicy zajmują się tylko istotnymi sprawami,
  • skrócenie czasu obsługi klienta o 32%,
  • 100% obsługiwanych połączeń telefonicznych i wiadomości e-mail w założonym czasie.

FIRMA ŚWIADCZĄCA USŁUGI TELEMEDYCZNE

Przykładowy proces automatyzacji:

  • wdrożenie systemu obsługi zgłoszeń (e-mail, www, SMS, telefon),
  • automatyczna dystrybucja połączeń telefonicznych do zalogowanych w systemie ticketowym pracowników,
  • automatyczna dystrybucja zgłoszeń mailowych do określonych pracowników,
  • automatyczne filtrowanie zgłoszeń na określone kategorie poprzez metody analizy i identyfikacji treści, nazwy, słów kluczowych, języka, nadawców, grup klientów,
  • automatyczne powiadamianie poprzez wiadomość SMS o terminie badania kardiologicznego,
  • integracja z systemem analizującym wyniki badań kardiologicznych,
  • integracja z systemami płatności,
  • integracja z systemem firmy InPost.

Korzyści:

  • automatyczne rozdzielanie zgłoszeń telefonicznych i mailowych do pracowników posiadających określone kompetencje,
  • skrócenie czasu potrzebnego na obsługę (o ponad 60 sec.), identyfikacja klienta, historia zamówionych usług medycznych, płatności, wyniki badań medycznych w jednym systemie.

Co możemy poprawić?

# Automatyczna rejestracja zgłoszeń z różnych kanałów komunikacji (telefon, e-mail, internet, formularze, CRM).# Automatyczna analiza i identyfikacja zgłoszeń (filtry i reguły analizujące treść, temat, źródło pochodzenia, nadawcę, domenę, słowa kluczowe).
# Automatyczna obsługa zgłoszeń nie wymagających zaangażowania pracownika, np. powiadomienia z portali internetowych.# Automatyczne powiadomienie klienta o zmianie statusu obsługiwanej sprawy.
# Automatyczna dystrybucja zgłoszeń do pracowników o określonych uprawnieniach.# Automatyczne powiadomienia wewnątrz firmy o nowych zgłoszeniach, przydzielonych/przekazanych sprawach.# Automatyczne powiadomienie pracownika o upływającym czasie zakończenia obsługi danej sprawy (lub o przedawnieniu/opóźnieniu w odpowiedzi do klienta).

3.2 mln

800+

4500+

Liczba zgłoszeń mailowych obsługiwana co miesiąc

Liczba wdrożeń

Liczba użytkowników

"Wdrożenie systemu ticketowego Debesis to jedna z kluczowych decyzji dotyczących automatyzacji obsługi klienta, którą podjęliśmy jako firma, a wsparcie było fantastyczne od pierwszego dnia współpracy i trwa do dnia dzisiejszego."

Depilacja.pl

Cennik - proste zasady

Umowa jest zawierana na czas nieokreślony, wszystkie koszty w cenie licencji użytkownika (119 pln/msc lub 159 pln/msc)

119 pln

159 pln

E-maile/Formularze

Wszystkie kanały komunikacji

E-maile/Formularze

Telefony

SMS

Wdrożenie

Szkolenie

Help Desk

IVR

Raporty

E-mail tracking

Automatyzacja

Aktualizacje

Wdrożenie

Szkolenie

Help Desk

Raporty

E-mail tracking

Automatyzacja

Aktualizacje

Pozostańmy w kontakcie

Darmowy test: Zastanawiasz się nad uporządkowaniem i usprawnieniem obsługi klienta?

Testuj system ticketowy za darmo przez 7 dni.