Na czym polega automatyzacja obsługi klienta w systemie ticketowym?

Automatyzacja obsługi klienta w systemie ticketowym Debesis polega na zastąpieniu powtarzalnych czynności pracowników automatycznymi regułami. System obsługi klienta on-line tworzy i przydziela zgłoszenia, ustala priorytety, wysyła powiadomienia i aktualizuje statusy bez udziału konsultanta.

Jakie procesy mogę zautomatyzować w systemie obsługi klienta on-line?

W systemie obsługi klienta on-line Debesis można automatyzować m.in. rejestrację zgłoszeń z wielu kanałów (omnichannel obsługa klienta), przydzielanie ticketów według typu sprawy, automatyczne odpowiedzi, obsługę reklamacji, powiadomienia SMS i e-mail oraz zamykanie zgłoszeń niewymagających pracy konsultanta.

Dla jakich firm sprawdzi się narzędzie do obsługi reklamacji i automatyzacji zgłoszeń?

Narzędzie do obsługi reklamacji i automatyzacji zgłoszeń Debesis sprawdzi się w e-commerce, branży beauty i medycznej, sieciach sprzedaży, logistyce, finansach oraz firmach B2B, które obsługują dużą liczbę zapytań klientów i potrzebują uporządkowanej, omnichannel obsługi klienta.

Maile, formularze, infolinia i platformy sprzedażowe – spięte w jednym systemie obsługi klienta on-line

Automatyzacja obsługi klienta w systemie ticketowym Debesis

Wykorzystaj system obsługi klienta on-line, który przejmuje powtarzalne czynności: rejestruje zgłoszenia, klasyfikuje je, przydziela do właściwego zespołu i wysyła powiadomienia. Automatyzacja wspiera omnichannel obsługę klienta – od e-maili, przez www i SMS-y, po integracje z platformami sprzedażowymi i narzędziami do obsługi reklamacji.

Umów prezentację

Automatyzacja obsługi klienta w systemie ticketowym Debesis – widok panelu on-line

Automatyzacja procesów obsługi klienta – oszczędność czasu i kosztów

Zwrot z inwestycji w automatyzację obsługi klienta

Analiza zgłoszeń obsługiwanych w systemie Debesis pokazała, że od 63% do 74% ticketów można obsłużyć automatycznie – bez udziału pracownika. W praktyce oznacza to setki zgłoszeń dziennie, które system zamyka samodzielnie, odciążając zespół.

Koszt wdrożenia i utrzymania systemu ticketowego to ok. 109 PLN / msc / użytkownika, podczas gdy całkowity koszt pracownika obsługi klienta często przekracza 5 000 PLN / msc. Przy zastosowaniu procesów automatyzacji, takich jak automatyczna klasyfikacja zgłoszeń, reguły SLA, czy narzędzie do obsługi reklamacji, oszczędności mogą sięgać nawet kilku etatów miesięcznie.

Dodatkowo automatyzacja poprawia jakość obsługi i skraca czas reakcji – klienci szybciej otrzymują odpowiedzi, a zespół koncentruje się na złożonych sprawach zamiast na prostych, powtarzalnych pytaniach.

Schemat automatyzacji w systemie ticketowym – przepływ zgłoszeń klienta

Co automatyzować w systemie obsługi klienta on-line?

Aby przygotować skuteczny proces automatyzacji, rozpoczynamy od analizy ścieżki klienta i czynności wykonywanych przez pracowników. W wielu miejscach można zastąpić ręczną pracę regułami systemowymi – np. automatycznym wyszukaniem klienta w CRM, nadaniem kategorii sprawy czy ustawieniem priorytetu w kolejce.

Portal klienta i narzędzie do obsługi reklamacji

Jednym z przykładów automatyzacji jest portal klienta połączony z systemem ticketowym. Klient samodzielnie zgłasza sprawę, śledzi status i uzupełnia dokumenty, a system automatycznie tworzy ticket, przypisuje go do właściwego zespołu i aktualizuje status. Ten sam mechanizm możesz wykorzystać jako narzędzie do obsługi reklamacji, zamówień, wniosków serwisowych czy zgłoszeń B2B.

Korzyści z automatyzacji procesów

Dzięki automatyzacji:

rejestrujesz wszystkie zgłoszenia z wielu kanałów w jednym miejscu – omnichannel obsługa klienta,
odciążasz pracowników od powtarzalnych, niskowartościowych zadań,
skracasz czas obsługi dzięki automatycznej identyfikacji klienta i gotowym scenariuszom działania,
podnosisz poziom SLA, obsługując więcej spraw w krótszym czasie,
budujesz spójne doświadczenie klientów w każdym kanale kontaktu.

Automatyczna dystrybucja

System analizuje źródło zgłoszenia, treść i słowa kluczowe, a następnie automatycznie przydziela ticket do właściwego konsultanta lub zespołu.

Priorytety zgłoszeń

Reguły biznesowe nadają priorytety w zależności od typu sprawy, kanału kontaktu czy wartości klienta – dzięki temu zespół widzi, czym zająć się w pierwszej kolejności.

Przepływ zgłoszeń

Kolejkowanie, limity obciążenia i dostępność konsultantów wspierają płynną obsługę klienta – system kieruje sprawy do osób, które mogą najszybciej udzielić odpowiedzi.

Automatyczne odpowiedzi i powiadomienia w narzędziu do obsługi reklamacji

Odpowiedzi & SLA

Automatyczne powiadomienia o rejestracji sprawy, zmianie statusu czy terminie odpowiedzi pomagają dotrzymać SLA i odciążają zespół z wysyłania powtarzalnych komunikatów.

Automatyzacja obsługi zgłoszeń serwisowych w firmie wynajmu pojazdów

Automatyzacja w firmie zajmującej się wynajmem pojazdów

Przykładowy proces automatyzacji:

– serwisy wysyłają mailem kosztorysy napraw i przeglądów,
– system automatycznie odczytuje dane pojazdu z wiadomości i tworzy zgłoszenie,
– ticket trafia do odpowiedniego opiekuna floty,
– akceptacja pracownika wywołuje wysłanie automatycznej odpowiedzi do warsztatu.

Korzyści:
krótszy czas analizy kosztorysów, pełna historia decyzji i komunikacji w jednym miejscu oraz lepszy wizerunek firmy dzięki spójnej, on-line obsłudze partnerów serwisowych.

Omnichannel obsługa klienta w sieci salonów kosmetycznych – automatyzacja zgłoszeń

Automatyzacja w sieci salonów kosmetycznych

Przykładowy proces:

– wdrożenie systemu obsługi klienta on-line w językach PL/EN/PT,
– automatyczna dystrybucja połączeń i zgłoszeń mailowych z wielu sklepów internetowych,
– filtrowanie zgłoszeń według treści, kategorii, języka i typu klienta,
– SMS przypominający o wizycie, integracja z Baselinker i systemami płatności.

Korzyści:
automatyczne przydzielanie zgłoszeń do specjalistów, skrócenie czasu obsługi o ponad 60 sekund na sprawę i pełny wgląd w historię zakupów oraz płatności klienta.

System obsługi klienta on-line dla sieci sklepów internetowych – automatyzacja ticketów

Automatyzacja w sieci modowych sklepów internetowych

Przykładowy proces:

– automatyczna dystrybucja połączeń i e-maili z wielu sklepów do właściwych zespołów,
– filtrowanie zgłoszeń wg treści, nadawcy, typu klienta i kanału,
– automatyczne zamykanie prostych spraw, powiadomienia o statusie zamówienia,
– integracja z Baselinker i import danych o klientach oraz zamówieniach.

Korzyści:
poprawa efektywności pracy zespołu, skrócenie czasu obsługi klienta o 32% oraz obsługa 100% połączeń i wiadomości w zakładanym czasie SLA.

Automatyzacja obsługi klienta – najczęściej zadawane pytania

Zobacz, jak system ticketowy Debesis pomaga budować omnichannel obsługę klienta i wykorzystać automatyzację jako skuteczne narzędzie do obsługi reklamacji oraz codziennych zgłoszeń.

Czy automatyzacja zastępuje pracowników obsługi klienta?

Nie – automatyzacja w systemie ticketowym Debesis przejmuje powtarzalne zadania (np. rejestrację, kategoryzację i prostą komunikację), dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na trudniejszych sprawach wymagających wiedzy, empatii i decyzji biznesowych.

Czy mogę zacząć od jednego procesu automatyzacji?

Tak. Wiele firm zaczyna od automatyzacji jednego obszaru, np. obsługi reklamacji lub zgłoszeń z formularza WWW, a następnie rozszerza procesy na kolejne kanały i działy. System obsługi klienta on-line Debesis pozwala stopniowo dodawać nowe reguły, bez przerywania bieżącej pracy.

Jak połączyć automatyzację z portalem klienta i innymi systemami?

Debesis integruje się z CRM, Baselinkerem, systemami płatności i platformami e-commerce. Dzięki temu zgłoszenia z różnych źródeł trafiają do jednego systemu ticketowego, a automatyzacja może wykorzystywać dane o klientach, zamówieniach i płatnościach w całym procesie obsługi.

+22 699 99 09
biuro@debesis.pl
helpdesk@debesis.pl

Debesis Sp. z o.o.
05-500 Piaseczno
Geodetów 176

O nas

Oferta

Dla klientów

Materiały

Blog