Automatyzacja w systemie ticketowym Debesis

Maile, telefony, dane z formularzy i innych systemów w jednym miejscu

Automatyzuj powtarzalne czynności w obsłudze klienta

Wykorzystaj narzędzia, które zastępują powtarzalne czynności automatycznymi procesami, dzięki czemu usprawnisz obsługę klienta w swojej firmie.

System ticketowy - automatyzacja

Zwrot z inwestycji w automatyzację obsługi klienta

Czy wiesz, że od 63% - 74%* wszystkich zgłoszeń nie wymaga obsługi pracownika?
* informacje na podstawie analizy obsługiwanych w systemie ticketowym zgłoszeń w okresie 1.06 - 30.09.2023 (próbka 1 467 982 zgłoszeń).

930 zgłoszeń dziennie jest zamykanych przez system ticketowy automatycznie, co powoduje, że odciąża średnio 2 pracowników

Wdrożenie i utrzymanie systemu ticketowego to koszt 109 pln/msc/użytkownika, koszt pracownika to ok. 5 000 pln/msc

Przy zastosowaniu procesów automatyzacji obsługi klienta oszczędności, poprawa jakości, szybkość kontaktu z klientem są niewspółmierne z wydatkami na system (oszczędność prawie 10 000 pln/msc)

System ticketowy

Co automatyzować?

Aby przygotować proces automatyzujący obsługę należy przeprowadzić jego analizę i określić, w których miejscach na styku klient - pracownik można wprowadzić zmiany wspierające obsługę klienta. Najczęściej wdraża się procesy, które zastępują powtarzane przez pracowników czasochłonne czynności, określonym procesem w systemie informatycznym, może to być np. wyszukanie klienta w systemie CRM. W takim przypadku zastosowanie automatycznej komunikacji z systemem CRM wpływa nie tylko na szybkość obsługi ale automatyzuje identyfikację klienta.

Portal klienta - jeden z przykładów automatyzacji

Innym przykładem automatyzacji jest komunikacja z klientami poprzez Portal Klienta. Dzięki zastosowaniu, tej platformy komunikacji osoby lub firmy, które zgłaszają nam określone sprawy mają automatyczny dostęp do pełnej historii obsługi danego ticketu.

Korzyści z automatyzacji

1. rejestracja wszystkich zgłoszeń, z wszystkich kanałów komunikacji w jednym miejscu,

2. odciążenie pracowników - nie obsługują zgłoszeń, które są nieistotne z punktu widzenia obsługi klienta, automatyczne powiadomienia, spam, reklamy,

3. skrócenie czasu obsługi klienta - zastosowanie automatycznej identyfikacji klienta, strategie kolejek telefonicznych (IVR),

4. pełna wiedza na temat danej sprawy - wszystkie czynności jakie zostały wykonane na zgłoszeniu gromadzone są w jednym miejscu,

5. podniesienie poziomu SLA, więcej obsłużonych spraw, w krótszym czasie = większa satysfakcja klienta.

System ticketowy - automatyczna dystrybucja
Automatyczna dystrybucja

System analizuje wszystkie zgłoszenia pod kątem źródła ich pochodzenia, treści, słów kluczowych i automatycznie rozdziela wśród pracowników.

Priorytety zgłoszeń
Priorytety zgłoszeń

Poszczególne zgłoszenia w zależności od ich treści, źródła pochodzenia czy rodzaju nadawcy mają nadawany priorytet obsługi.

Automatyczny przepływ zgłoszeń
Automatyczny przepływ zgłoszeń

Kolejkowanie zgłoszeń, analiza dostępności pracownika, liczba nowych spraw, metody dystrybucji wspierają płynną obsługę klienta.

Automatyczne odpowiedzi
Automatyczne odpowiedzi

System ticketowy wspiera proces obsługi klienta w automatycznym poinformowaniu klienta o rejestracji jego sprawy czy zmianie statusu.

Automatyzacja w branży wynajmu pojazdów

Automatyzacja w firmie zajmującej się wynajmem pojazdów

Przykładowy proces automatyzacji:

- użytkownicy zgłaszają się do wybranych sieci warsztatów na okresowe przeglądy serwisowe oraz naprawy wynajmowanych aut,
- serwisy informują Klienta w formie mailowej o zakresie, kosztach i terminie naprawy/serwisu,
- system automatycznie odczytuje dane pojazdu jakie są zawarte w wiadomości e-mail i tworzy na tej podstawie zgłoszenia,
- pracownik dokonuje weryfikacji przesłanych informacji i dokonuje akceptacji lub odpowiada na przesłaną wiadomość,
- zgłoszenie jest dystrybuowane automatycznie do określonego pracownika,
- akceptacja pracownika wywołuje wysłanie automatycznej wiadomości do warsztatu.

Korzyści:

- skrócenie czasu potrzebnego na analizę i akceptację kosztorysów prac, napraw serwisowych,
- gromadzenie wszystkich zgłoszeń od kilkunastu warsztatów wraz z wymianą korespondencji z klientem w jednym miejscu,
- poprawa wizerunkowa.

Automatyzacja w sieci salonów kosmetycznych

Automatyzacja w sieci salonów kosmetycznych

Przykładowy proces automatyzacji:

- wdrożenie systemu obsługi zgłoszeń (e-mail, www, SMS, telefon) w językach polskim, angielskim i portugalskim,
- automatyczna dystrybucja połączeń telefonicznych z różnych sklepów internetowych do określonych pracowników,
- automatyczna dystrybucja zgłoszeń mailowych, automatycznych powiadomień z platform sprzedażowych do określonych pracowników,
- automatyczne filtrowanie zgłoszeń na określone kategorie poprzez metody analizy i identyfikacji treści, nazwy, słów kluczowych, języka, nadawców, grup klientów,
- automatyczne powiadamianie poprzez wiadomość SMS o terminie wizyty w salonie kosmetycznym,
- integracja z systemami płatności, integracja z systemem Baselinker.

Korzyści:

 - automatyczne rozdzielanie zgłoszeń telefonicznych i mailowych do pracowników posiadających określone kompetencje,
- skrócenie czasu potrzebnego na obsługę (o ponad 60 sec.), identyfikacja klienta, historia zamówionych usług, płatności, rabatów w jednym systemie.

Automatyzacja w sieci modowych sklepów internetowych

Automatyzacja w sieci modowych sklepów internetowych

Przykładowy proces automatyzacji:

- automatyczna dystrybucja połączeń telefonicznych z różnych sklepów internetowych do określonych pracowników,
- automatyczna dystrybucja zgłoszeń mailowych, automatyczna dystrybucja powiadomień z platform sprzedażowych do określonych pracowników,
- automatyczne filtrowanie zgłoszeń na określone kategorie poprzez metody analizy i identyfikacji treści, nazwy, słów kluczowych, nadawców, grup klientów,
- automatyczne zamykanie zgłoszeń nie wymagających zaangażowania pracowników, nagrywanie rozmów telefonicznych,
- automatyczne powiadomienia,
- integracja z Baselinker,
- import danych o klientach i zamówieniach do szczegółów zgłoszenia.

Korzyści:

- poprawa efektywności pracy, pracownicy zajmują się tylko istotnymi sprawami,
- skrócenie czasu obsługi klienta o 32%,
- 100% obsługiwanych połączeń telefonicznych i wiadomości e-mail w założonym czasie.

+22 699 99 09
biuro@debesis.pl
helpdesk@debesis.pl
Kontakt